Akreditace MV AK/VE – 26/2016
Komu je program určen:
Cílovou skupinou vzdělávacího programu „Štíhlá administrativa“ jsou administrativní pracovníci všech úrovní organizací a institucí státní správy a samosprávy, zejména obecních, městských a krajských úřadů a magistrátů měst.
Cíl:
Cílem vzdělávacího programu „Štíhlá administrativa“ je implementace principů LEAN (štíhlosti) do administrativních procesů organizací a institucí státní správy a samosprávy, zejména obecních, městských a krajských úřadů a magistrátů měst.
Co získáte pro praxi:
Absolventi budou znát principy LEAN, budou schopni analyzovat oblasti plýtvání, nastavit projekt změny pomocí metodiky DMAIC při využití ICT prostředků a štíhlých nástrojů. Dále budou vybavení teoretickou znalostí a praktickým nácvikem práce s týmy tak, aby navrhnutý projekt byli schopni úspěšně v čase v rozpočtovém rámci dovršit.
Obsah programu:
1. den
Úvod do štíhlé administrativy (3 hodiny)
- Význam přidané hodnoty ve filozofii štíhlé administrativy, vztah zákazník – občan, versus přidaná hodnota, porovnání modelů vysoce efektivního hospodaření a ekonomik a efektivního prostředí.
- Prezentace typických administrativních procesů školených, uvědomění si potenciálu (finančního, časového) ke zlepšení.
Odstraňování plýtvání (5 hodiny)
- Typické plýtvání v administrativě (porovnání plýtvání ve výrobních procesech a v administrativních procesech s akcentem na osobnost administrativního pracovníka jakožto osobitou výkonnou jednotkou s vlivem na management informací).
- Monitorování procesů na pracovištích účastníků, metodický návod, nácvik.
- Metoda DMAIC.
- Příprava prezentace nálezů samostatného monitorování
2. den
Mapování administrativních procesů (8 hodiny)
- Metoda DMAIC, jakožto efektivní posloupnost projektových kroků k zeštíhlení
- D(maic) – definice projektu – systémové zásady, asistence při definici vlastních projektů účastníků.
- Value Stream Mapping – mapování hodnotových toků – prezentace a nácvik mapování hodnotových toků jako zásadní nástroj pro projektové řízení štíhlých změn.
- Mapování nadefinovaného procesu účastníky v jejich prostředí a následná prezentace výsledků.
3. den
Role pracovníka v administrativě (4 hodiny)
- Postavení osoby administrativního pracovníka v administrativě.
- Klíčové oblasti k rychlému zlepšení (zeštíhlení administrativy, nácvik).
- Zmapování současných komunikačních kanálů, kritických uzlů, jejich modifikace, odzkoušení a vyhodnocení.
- Prezentace výsledků implementace teoretických znalostí z kurzu v praxi na příští lekci.
Principy týmové práce (4 hodiny)
- Funkce týmů a projektování týmů, vliv na přidanou hodnotu.
- Týmové mechanismy.
- Typologie pracovníků (týmu).
- Havárie týmů.
- Nácvik situací.
- Analýza stávajícího týmu, návrh cílového stavu, vytipování potenciálů členů týmu a návrh rozvojových kroků týmu a jeho členů + prezentace.
4. den
Design pracoviště – moje kancelář, můj štíhlý hrad (8 hodiny)
- Efektivně uspořádané pracoviště v administrativě.
- Nástroje Gemba walk, 5S, time managemet, Paretovo pravidlo, principy Six Sigma, bezpečnost práce.
- Praktický nácvik metod.
- Audit pracoviště, Layout, eskalační procedura, matice znalostí a zastupitelnosti.
- Příprava prezentace z oblasti vlastního pracoviště na příští lekci.
5. den
Projektové řízení pro každého I (8 hodiny)
- Projekt a projektové řízení.
- Co je proces a co projekt, projektové řízení změn.
- Klíčové požadavky úspěšného projektu.
6. den
Projektové řízení pro každého II (8 hodiny)
- Typické příklady zkolabování projektu.
- Metoda SMART, SWOT.
- Příprava projektového rámce ve vytipovaném vlastním projektu, příprava projektového listu, obsazení rolí, načasování a prezentace.
7. den
Vedení projektového týmu (8 hodiny)
- Firemní standardy, směrnice, tipy pro úspěšné vedoucí (nejen projektů).
- Metody a nácvik delegování, koučinku a předcházení kritických situací (metoda FMEA).
- Analýza systému jakosti vlastí firmy, vyhodnocení rizik, otestování si v praxi tipů pro vedoucí.
8. den
Efektivní a bezpečné využívání ICT (7 hodiny)
- Využití moderních informačních technologií při řízení administrativních procesů, trendy, rizika, shoda s legislativou.
- Změna klasické kanceláře na sdílený virtuální prostor pomocí současných ICT nástrojů efektivita a úskalí změn.
- Analýza aktuálního prostředí pracoviště, potenciál pro implementace vybraných ICT řešení a zlepšení. PDCA
- Závěrečný test (1 hodina)
Lektor:
Ing. Libor Smital, Ing. Milan Jandora, RNDr. Petr Kala
Rozsah a termín:
8 dnů (64 hodin)